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世雅育樂股份有限公司成功案例

世雅育樂股份有限公司

【業務內容】

娛樂設施的企劃、營運、遊戲軟體及遊戲相關內容的企劃、流通、銷售

【使用用途】

稟議申請業務、日程管理、會議室預約


SEGA集團中出色的「娛樂商社」

導入Garoon將紙本的稟議申請電子化 提升業務效率

公司簡介

在日本經營娛樂內容事業中首屈一指的公司SEGA Holdings。在台灣成立的子公司世雅育樂股份有限公司(以下簡稱SEGA台灣),以家用遊戲機的零件供應和裝配為開端,從電玩中心的營運到兒童卡片遊戲機的銷售、以及家用遊戲軟體的直銷,隨著時代的演變而變動、擴大其經營範圍。成長為在集團中也相當出色的娛樂商社的SEGA台灣,在2018年導入了Garoon,將原先的紙本稟議申請業務轉為電子化。這次訪問到藤本晉一董事長兼總經理,來為我們分享關於導入系統前所遭遇的課題與導入後的效果。(取材:2018年8月)

 


這次我們訪問到業務範圍從電玩中心的營運到兒童卡片遊戲機和家用遊戲軟體銷售的台灣世雅育樂股份有限公司。

兒童卡片遊戲機和家用遊戲軟體的急速成長獨立銷售良好內容的”娛樂商社”

事業簡介

SEGA台灣在1992年成立。當時是母公司將在日本的家用遊戲機的零件供應和裝配的一部份業務交由台灣處理,主要進行管理業務。在那之後,開始經營在日本國內相當受歡迎的電玩中心,這幾年即使是在規範嚴格的台灣電玩中心業界中也還有4間店鋪經營著。

2000年後業務範圍產生了更大的變化。其中一個就是2004年開始的兒童卡片遊戲機事業。由於台灣的市場環境和設置電玩中心的日本不同,「在對小孩們來說鄰近且健全的場所如玩具店和書店等,建立獨立通道,現在兒童卡片遊戲機事業已成長到佔全公司營收的4成」藤本董事長這麼說。而且「Pokemon Tretta」(TAKARATOMY A.R.T.S / Marvelous)和「Aikatsu!」(BANDAI NAMCO Amusement Inc. / BANDAI)等現在主力的遊戲機,就是其他競爭公司的商品。「即使在日本是競爭公司,但擁有多年實績和know how的台灣,能夠作為總銷售代理店被認可,建立彼此良好的合作關係」。就算背負著名為SEGA的招牌,「我們並不打算拘泥於自家公司的產品」藤本董事長強調這點,「就算是其他公司的產品,我們也會尋找良好內容的商品在台灣銷售。在集團中開創獨自事業的”娛樂商社”」。

當然SEGA的品牌也有另一個高收益的事業。就是母公司開發的家用遊戲軟體直銷事業,從2015年開始急速成長,現在和兒童卡片遊戲機並列成為SEGA台灣的事業根基。

世雅育樂股份有限公司的藤本晉一董事長兼總經理



現在在台灣經營了4間電玩中心 (左),主要事業之一的兒童卡片遊戲機,因設置在玩具店和書店等場所而大受歡迎 (右)

因業務範圍的變化、擴大而稟議申請的案例增加

紙本的丟失或是漏簽核等問題造成業務停滯

導入前的課題

在導入Garoon前有2個主要的課題。尤其最迫切的是將使用紙本表單的稟議申請業務效率化。藤本董事長表示以前的稟議申請業務「一點都不現代化」,申請人先在EXCEL的表格內填寫申請內容,接著將表單印出後再提交紙本資料。然後由多位簽核人輪流蓋章跑流程,持續了很久這種傳統的方法。

 

雖然在電玩中心成為營運的重心之前,稟議申請的案件很少,也不會對實際業務造成妨礙。但是,近幾年隨著兒童卡片遊戲機和家用遊戲軟體事業的成長,業務範圍的變化、擴大,「業務的種類和數量增加,自然而然地稟議申請的案件也增加,成為糾紛和遺漏的原因」。事實上,也曾發生在提交的時候丟失表單,或是因為被桌上大量文件淹沒而忘記簽核。另一方面,對於管理層來說,每天確認大量的申請紙本也是一大負擔。「1個月將近有100件稟議申請,長期出差回來後,桌上就堆滿了一座申請紙本的小山。在這期間,業務也因此停滯了」藤本董事長回憶著當時的情況。

 

另一個課題就是日程管理。由於業務範圍跨大,員工人數也隨之增加了近4倍,從外勤的業務到宣傳負責人,若不使用工具就無法管理員工的日程了。另外,會議室門上貼著記載了2個星期的日程和時間帶的紙來做為預約管理,但是「來商談的客人增加了,偶爾會出現重覆預約的情況」。

 

稟議申請容大多是與宣傳相關的東西。對於兒童卡片遊戲機和家用遊戲軟體事業是不可或缺的。照片是台北地下街出入口刊載的廣告看板。

根據內容和金額準備表單

使用在所有的費用簽核、決策業務上

稟議申請業務

從特休和加班等的人事、出缺勤相關開始到交通費和出差費的稟議申請業務上使用。在這當中也有使用頻率高的物品採購申請。除了在公司使用的一般備品採購,特別是兒童卡片遊戲機和家用遊戲軟體的活動和廣告看板等的宣傳相關的費用申請也很多。另外,隨著業務範圍的變化,新交易的顧客和業者也大幅增加,針對對方的信用調查也變成日常眾多的申請業務之一。

日程管理、會議室預約

從外勤業務和宣傳人員的外出計畫到內勤人員的出缺勤,全體員工的日程都能統一管理。商談和會議,或是有需要主管一起外出訪問的日程,不需要一一和本人確認,只要在對方的Garoon日程尚未安排行程的時間上直接登錄就行了。另外,從公司的內部會議到訪客對應這些必要的會議室預約管理也全都在Garoon上進行。因為也可以預約以後的時間,能夠避免忘記預約會議室或重覆預約這樣的失誤。

需要即刻承認的稟議申請也能迅速對應

日、中、英的多語言對應是決定導入的因素

稟議申請業務

從2018年1月導入之後,之前最迫切的稟議申請業務的課題,已經顯著地提升了效率。差異最多的就是從申請到簽核、裁決的速度。「有很多家用遊戲軟體領域的宣傳從起草案件到實施的時間很短。例如,商業設施內的廣告看板位置協調,”明後天實施、付款”的情況並不少見」。以前用紙本的方法而造成簽核、裁決來不及的情況,現在有了Garoon就能迅速的處理急迫的稟議申請。

申請人不須花費資源在取得簽核和裁決上,而能專注於本身宣傳的業務中,減少多餘的糾紛和摩擦,另外從業者的角度來說,也會優先介紹放置看板的地點給可以早點下決定,並嚴守付款期限的SEGA台灣,因此也能與業者建立良好的信賴關係。

 

之所以能夠實現這種效率是因為系統支援移動設備。可以實際感受到「即使是外出訪問移動中或是在出差地點也能使用智能手機來進行簽核、裁決,業務不會因此而停滯」的這個優點。另外不光是效率的提升,「由於系統上會留下各種履歷,所以可以參考過去的案例,或是確認其他簽核人退回的理由,讓業務整體保持安心感」並強調可視化的效果。

 

有另一個決定導入的因素是,多語言對應的這個優點。台灣當地的員工當然是使用中文,由於銷售母公司的家用遊戲軟體,關於這部分宣傳的稟議申請需要由日本母公司的負責人來進行簽核,所以日文也是必要的。再加上「也期待今後能夠發展東南亞的事業,因此英文對應也是條件之一」。所以可以支援日文、中文、英文,而且中文還具備簡體字和繁體字的Garoon,「實在是最合適我們的系統」藤本董事長給了相當高的評價。

日程管理‧會議室預約

關於日程管理,不僅是管理層可以掌握員工的日程,反過來當員工要安排主管的日程時,不用像以前一樣一次次地確認,使用Garoon共享的日程就可以有效率的安排。另一方面,原本用貼在門上的紙來管理會議室預約的方法,「現在也能預約比紙上記載更久的日期了,對於因為業務範圍擴大而提高的會議室使用率,能更有效率的管理」。

制定試用期並逐步準備正式運作

在公司內部提拔專任負責人,朝向運用自如的體制

成功的重點

瞭解了Garoon機能的藤本董事長,因為確信「作為一個業務管理工具它足以完全實現我們的需求」而迅速地決定導入。但同時他也擔心「長期習慣古板做法的我們真的能夠運用自如嗎」。此時採取的解決方法之一,就是事前的說明會。集合所有課長等級的員工,由cybozu的負責人來進行說明會,讓大家瞭解系統的機能,並且先有個導入後的使用概念。

 

另外,在導入前安排了將近3個月左右的試用期,將一部分的稟議申請業務電子化,盡量先掌握正式運用時必要的規則和問題點。另外,包含這個試用期,在社內提拔負責推進運用的專任負責人,整備好讓全公司都可以將Garoon運用自如的體制。從業務轉為專任負責人的董事長室的嚴翔彬先生說「我們的目的並不是電子化,而是藉由電子化來提升便利性。該怎麼做才能便於使用,我將積極地與現場使用的同仁進行溝通,完善我們的系統」。

 

以管理部的立場來支援申請流程等運用規則的制定和方針的管理部赤堀敏孝經理向我們說明導入的重點,「並不是將日本的做法直接引進台灣,我們謹慎保留台灣文化所必要的部份。目前,使用得相當順利」。

世雅育樂股份有限公司的赤堀敏孝‧管理部經理


台灣擔任集團成長戰略的中央核心

支援Garoon朝向東南亞發展

今後的展望

目前SEGA台灣提出的一個成長戰略是「亞洲戰略」。擔任該戰略的中央核心就是SEGA台灣。「把台灣獨自開創的SEGA集團和競爭對手公司的代理銷售事業模型,在東南亞的同類事業中展開。以SEGA台灣作為前鋒,來加速其他的事業發展」藤本董事長氣勢如虹地這麼說著。而支援這個戰略的系統就是Garoon。在新加坡和印尼的稟議申請被起草,在SEGA台灣進行簽核、裁決,類似這種感覺。

 

「像現在的日本和台灣一樣,在東南亞的事業資訊也可以即時共享的話,就不會耽擱現場的業務」。作為一個娛樂商社,SEGA台灣將展開新的挑戰。