Cybozu

ANA成田機場服務成功案例

ANA成田機場服務

【業務內容】

旅客載運事業、貨物運送事業、航空工程事業、其他附加事業

【使用用途】

運送業務及裝載貨物的實績數據輸入


無須任何客製化,只花2個月時間就能正式運作。

用kintone構築不可或缺的作業實績輸入基盤

繼承了全日本空輸株式會社 (以下簡稱ANA)的成田機場分公司的機能,並整合了集團3家公司而成立的ANA成田機場服務株式會社。

業務內容除了國內、國際線的登機手續辦理和旅客的行李托運等旅客載運事業,還有機場地勤業務等相關的貨物運送事業,以及以車輛保養為重點的航空工程事業等,在成田機場起航的ANA與其他運營公司處理著機場的各種運作業務。

 

該公司過去以機場運作業務的作業實績為中心,運用了能夠廣泛地管理業務的生產管理系統,但隨著硬體或軟體超過維護期限,而決定改採「kintone」來作為全新的管理系統。以作業實績數據為首,成功構築為可應用於廣泛業務的資訊收集系統。

在此我們請到承辦與各航空公司請款業務與實施提高業務效率之各種措施的業務部生產管理課的長谷川 純子小姐、在ANA集團內負責推動IT化的ANA系統株式會社 集團IT推進部 第二組的廣田 智生先生,來為我們說明關於導入kintone的緣由。

 

建立能夠靈活面對老朽化和變化的底層系統

目標集中於應對業務並使用最少成本來革新系統

革新老朽化的系統

新東京機場事業株式會社、ANA機場服務東京和ANA工程服務成田株式會社這3間公司於2013年10月進行經營整合,新成立了ANA成田機場服務株式會社來擔任ANA國際線事業的綜合機場營運公司。以安心與信賴作為基礎,提供各種載運服務,ANA積極地讓急速增加的訪日旅客體會到日本”熱情款待”的精神。

 

該公司以前使用了被稱作「NTON」的雲端伺服器,來作為處理機場內與承包作業相關的作業實績數據、作業人員出缺勤管理和實績請款等廣泛業務的生產管理系統。導入NTON後過了10年,硬體與底層軟體也即將超過維護期,因此負責推動集團內IT化的ANA系統株式會社的廣田先生提出了革新底層系統架構的想法。

 

「以前的系統已經導入10年了,由於這些年來的業務變遷,不適用的機能也越來越多。另外,在事前的評估分析中得知有許多機能已經被別的系統取代了。因此我們的方針是希望以最少的成本來著重於必要的機能為前提,進行系統的再構築。」


盡可能地減輕在現場輸入作業的負擔

以作業實績為基礎進行請款業務的ANA成田機場服務株式會社的長谷川小姐說「當初雖然在NTON上處理各種業務,但是因為集團再編組的企業整合等,出缺勤系統等一部份的機能已無法適用ANA集團的共用系統。由於各種因素,在NTON內有許多未使用的機能,因此在確認過那些機能之後,我們決定只更新必要的機能。」

 

因為構築大型系統而造成僵化,很難靈活的對應。我們一邊省思著至今所遭遇的狀況,並一邊制定以縮減成本為前提,在人力可處理的範圍內就不勉強系統化的方針。

 

「若是以前的系統開發方法,光是更動一點畫面和表單的排版,就需要花費不少修改的費用。這次表單的部份我們利用Excel巨集的表單機能當成製作、維護的方針,畫面部分(從輸入實績數據開始積累)和匯出巨集用資料的部分則利用雲端服務來構築,這是我們決定的方針。」廣田先生這麼說著。

 

在實際現場中,有些經由間接部門的委託而需要輸入的項目和每個工作流程不得不輸出的資訊等,導致現場的輸入作業會花費許多時間和不便。

 

長谷川小姐說「例如幾月幾日的某個航班資訊,在現場會有多次必須輸入的狀況。當中也有只能用老舊OS才能啟動的客戶應用,輸入設備受限也是其中一個原因。在現場常發生的使用系統的狀況是,填寫紙本後輸入到Excel,最後再輸入到NTON的繁雜流程。所以我們希望能有個不論使用什麼設備都可以操作的環境。並且要是個只需輸入一次資料就可以整合各式表單的環境,以便減輕現場作業的負擔。」

在現場就能簡單自由調整表單是其魅力

以穩固的安全性和靈活的雲端系統獲得高評價

無需資料庫的專門知識,只要有畫面的概念就能構築環境

在研討構築新系統時,引起廣田先生注意的是,Web資料庫產品的kintone。

 

「一般的Web資料庫產品,若沒有熟悉表格設計等資料庫專門知識的話,操作起來就會相當困難。但是kintone的話,就算是完全沒有相關專門知識的現場負責人也能藉由腦中想像的畫面來製作、修改應用,讓現場的人來主導改善系統這點,恰好符合了我們的需求。」

 

另外,長谷川小姐回顧說「實際現場的人常會反映說要修正應用,但若是kintone的話,我認為現場的人就可以自己調整系統來達到業務改善的目的」。作為一個才剛重啟的新企業,這也是選擇了kintone的理由之一。

 

「整合後僅過了2年,目前仍有許多需要整理的業務。在制定新的目標時,首先準備個可以自己輸入、操作簡單的系統來引起大家的興趣,我自己感覺到了可能性」長谷川小姐這麼說道。

 

另外,也發現了雲端環境所擁有的極大潛力。「在線工作的人經常在移動,若要在特定的場合、設備上輸入資料會非常費時費工。為了創造將來可以在工作的空檔中使用平板輸入資料的環境,我認為使用像雲端系統這樣靈活的服務是有優勢的」(長谷川小姐)。

業務部 生産管理課 長谷川 氏

ANA系統株式會社 集團IT推進部

第二組 廣田先生


充分體驗試用版,謹慎檢討系統化範圍

產品能否符合ANA集團嚴格的安全政策是重要的一點。

「因為才望子的技術人員花費了許多時間,在事前逐一確認了產品是否符合我們公司的安全政策,讓我們很順利地導入了kintone」廣田先生說道。

 

再加上能夠充分體驗完整機能的30天試用也是很大的重點。「有30天的話,就能好好評估、測試kintone是否適用在目前的業務上,這樣也能讓人放心地大力推薦」廣田先生如此評價。例如關於與核心系統的檔案整合,以前使用的系統都可以自動整合,但是kintone的話就必須匯出csv檔案後再手動進行一些操作才行,為了在事前得到使用者的理解,也因此進行了一些協調。「我們也討論過使用kintone的REST API的機能來達成自動整合的效果,但考慮過成本效益後,反而認為手動進行整合作業是最合適的。我們認為無需勉強系統化,改用人工去處理,最能實現我們理想的IT成本。」

最後,決定導入kintone來作為該公司的業務實績數據紀錄的平台。

以導入僅2個月的驚人速度開始正式啟用

用營運維護費來達成大幅削減成本的目標

短短2個月就正式啟用,導入初期的2個月內開發應用數擴大到了50個左右

在決定導入kintone前就已確定好我們必要的業務內容,而後花不到一個月選定產品,在決定導入後僅2個月就開始正式啟用,以驚人的速度進行了系統革新。「我們第一次花這麼短的時間就適應新系統」廣田先生驚訝地說著。

 

「只有kintone可以在現場確認製作中的實際應用畫面,並一邊進行開發調整。即使是在傳統開發方法”驗收測試”的流程中,也無需任何的妥協,欄位項目和版面完全可以依據現場的需求做調整」和以往的開發流程截然不同。這讓在正式啟用的前2天才實際接觸kintone的廣田先生感到非常訝異。

 

具體的運用方法,是將現場貨物、隨身行李的載運和飛機的牽引等作業實績,由大約200位作業人員輸入kintone,用來管理一些向航空公司的請款業務與承包商的驗收業務,以及載運業務的紀錄等各種用途上有效地運用實績資料。

 

 

「在現場,依據與各航空公司的契約內容,將用卡車裝載的托運行李和貨物運送至機上。從輸入運送實績和貨品重量開始,還有為了維持特殊車輛的資格,也會將作業負責人的實績資訊紀錄在kintone。」

 

以前使用NTON系統時,有限制作業人員的輸入欄位數,這讓我們有時很難正確的掌握作業人員,但現在在kintone上就可以靈活地添加欄位數,變得可以掌握正確的人數及作業狀況。

 

「可以掌握一次航班的作業人員數,也能以生產性為前提,運用這些基礎資料來配置最適當的人員。」長谷川小姐說。

 

 

目前正在使用的應用中,除了有飛航資訊等管理用的應用、還有貨物運送的實績數據紀錄和飛機牽引拖曳作業實績紀錄等應用,用在生產管理的基本應用約有10個。並依承包業務的航空公司們製作各自應用,在導入僅2個月的時候,環境內就已經有接近50個正在運用的應用了。

 

長谷川小姐對現在的使用狀況表示說「準備內容不同的應用給各航空公司,對我們來說不僅減少教育成本的花費,在現場也能讓他們流暢地使用。雖然環境中也有只是拷貝的應用,但我們開放給在現場的作業人員可以自由地操作調整」。


不使用客製化來構築實際運用上所需的結構

這次導入kintone,基本上只有使用標準機能,並沒有編寫任何JavaScript等程式語言。

 

「系統的更新等等,是遲早會面臨的情況,我們亟欲將影響降到最低限度,所以只使用標準機能而不額外客製化開發。即使如此系統的完成度還是相當高,已經足以應付我們日常業務上的需求了。可以說我們是因為光使用標準機能就發現kintone的潛力,而選擇導入的」廣田先生這麼說。

 

廣田先生表示,能夠簡單製作應用的一個重點是,簡潔明瞭的表達。「”從頭開始建立”、”表單編輯”等,給我一種簡潔明瞭而容易製作的印象。如果是外國產品的話,會有些好像是勉強被翻譯出來的日文,老實說其實會有點難懂。但kintone讓我覺得是個非常注重語言表達的產品。」


業務負擔減少2成,達成大幅削減成本的目標

關於導入後實際得到的效果,長谷川小姐表示「由於處理業務的速度提升,因此大幅減少了加班時間。例如提出請款明細的時候,因為kintone可以設定關聯複數應用,變得只要看某個應用就可以確認所有的明細。不需要將記錄一條條的點開確認,因此減少了約2成的業務負擔」。

 

當經理在確認航班內容時,只要點選資訊彙整的應用確認即可。大幅地減少了作業上的負擔。另外打算在可能的範圍內消除業務上的浪費,並繼續進行BPR,但也有因每次改善時花費不少費用而無法順利進行的情況。

 

「kintone既可以在現場修改應用介面,也可以配合業務內容做出彈性的調整。光是能在現場修改這點就是極大的優勢了」長谷川小姐對於kintone的便利性給予極高的評價。

 

我們希望kintone的存在能盡可能地影響在現場的人,讓他們能夠自發性地去對系統做更合適的調整。「我認為只要瞭解其中的趣味,現場的人應該也會對kintone感興趣的」(長谷川小姐)。

 

另外,實際到現場去進行操作的教育訓練時,雖是集合了各部門的主任來聽講,但實際上約是1人1小時的程度。只花這些時間就可以簡單地讓大家學會如何輸入實績數據。而以成本面來看,雲端化的系統也大幅降低了基盤的運用維護費用。

 

「雖然硬體和業務的生命週期本來就不同,但不管如何,隨著老朽化而必須替換的時刻也終將到來。今次斬斷了這個強力的聯繫,系統終於不用再被硬體給限制住了」廣田先生對於新系統給予高度評價。

 

另外,本次株式會社內田洋行以開發夥伴的身分參與導入過程,廣田先生表示「他們不僅開發經驗豐富,在研討會中也手把手地教導我們。在確認安全策略的時候,他們與cybozu的技術人員也給予許多協助及可靠地對應。我們得到了諸多協助,讓我覺得委託了內田洋行真是太好了」

kintone是「自由」「紙黏土」…研究在各種情況下如何運用kintone

關於今後的運用方法,由於目前還有一些必要資訊是使用Excel或手寫的方式記錄,之後計畫將這些資料移到kintone上進行管理。也打算對協同夥伴公司開放一部份的環境,做出讓他們也能直接輸入實績數據的應用。

 

另外,也計畫在明年後分配平板給進行載運業務的現場,打造出一個無論在哪都可以輸入資料的環境。「例如發生故障的時候,就可以用平板拍照,然後透過kintone來報告情況。諸如此類讓人期待的各種應用。」

 

其他還有ANA為了改善業務而使用持有系統的資料分析功能,因此需要將ANA的資訊與該公司原有的資訊做整合。「藉由從ANA輸出的報告和在kintone上的資訊結合,能讓我們做出必要的報告,我們正在公司內部討論這件事」長谷川小姐表達了對於今後系統運用的期待。

 

最後,長谷川小姐發表了對於kintone的感想「kintone是個能夠激發各種創意,讓大家開心地邊玩邊摸索的東西。我也是第一次接觸系統,可以自己製作、更動,這種輕鬆感讓我覺得相當有趣。所以我認為用自由來形容kintone是很合理的。」

 

「能夠非常靈活地照著自己的想像去製作,自由決定色彩並確定形狀後,它會堅固地成形。所以我認為最符合kintone的形容就是”紙黏土”了」。廣田先生也在最後表達了對kintone的想法。

案例的代理商

株式会社内田洋行(只日本服務)