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DAIWA成功案例

DAIWA

【業務內容】

假設工程及鷹架事業

【使用用途】

車輛管理、收款管理、招募管理、訪客管理


向以紙本和傳真為主的傳統流程揮手道別!透過導入kintone應用程式,將淪為形式的傳統流程改頭換面,成功地大幅減少花費時間和成本

株式會社DAIWA為一家從事假設工程及鷹架事業的公司,同時提供楔形緊結式施工架出租,並包含代客組裝及拆卸服務。楔形緊結式施工架是在工地現場使用的鷹架商品,其特點是透過楔形插銷的原理組裝於施工中的房屋外側。公司會在收到房屋建商和承包商的訂單後,於施工現場架設鷹架。目前以福岡、佐賀、長崎、大分和熊本為中心,共拓展了13處據點。公司共有220名員工,並有330名人稱Bikemen(音同美男子)的技師負責組裝楔形緊結式施工架。

導入kintone前,公司使用紙本和傳真共享及管理資料,這種低效率的方式帶給現場人員沉重的負擔。雖然曾經嘗試使用Google雲端服務來改變作業方式,但使用上並不方便,也無法充分運用其功能。因此,公司決定導入kintone。kintone大幅降低所需工時,實現零錯誤的資料共享,從而降低成本。這次,我們採訪總務部門人力資源開發部主任高田直哉先生,請教該公司導入kintone的歷史、如何讓不熟悉IT的人願意嘗試的過程,以及如何運用應用程式交出一份漂亮的成績單。

「老派做法」導致工作效率低落儘管將資料雲端化,其運用上的不便令人覺得未來的發展有限。

導入前的課題

高田於11年前從業務調至總務部門。雖然他以往主要負責招募,但也開始經手總務的各種業務。由於當時需要同時運用紙本、傳真、Excel和電子郵件來進行作業,導致他無法有效率地完成工作。

「公司有200輛載運楔形緊結式施工架的卡車,然而這些卡車在營業據點間移動後,有時會找不到車輛移動至哪一處營業據點。當時,我定期將標有車輛編號的Excel檔案透過電子郵件寄給13處據點,並再確認13封回信內容。另外還有一個用來追蹤車輛成本的專門檔案,為此我每個月需要手動更新資料並撰寫報告。車輛保險證在總公司整理歸檔,必要時再複印,當時就是以這類傳統老派做法來進行作業。

為了改善現況,我決定導入Google應用程式(即現在的G Suite)。我將資料匯入Google試算表,並掃描保險證,將掃描完成的PDF檔案儲存在Google雲端硬碟。儘管初步將資料雲端化,其運用上的不便令人覺得未來的發展有限。」(高田)

此外,還得先印出紙本的收款資料,再確認內容是否與傳真相符,假使收到應徵申請,也只能轉寄郵件給據點,讓人擔憂管理不周,問題可謂堆積如山。

總務部門人力資源開發部主任 高田直哉


透過「員工福利應用程式」鼓勵眾人使用

kintone高層一聲令下讓改革滲透公司的每個角落

導入

高田認為有必要盡快導入資料庫管理軟體以改善目前的傳統流程,他也因此開始自學IT的相關知識。然而,接觸過幾款資料庫管理軟體後,過高的門檻讓他這位IT初學者只能望而嘆息。此時,當地的IT供應商向他介紹標榜任何人都能輕鬆建立業務系統的kintone應用程式。

「我試用kintone後,深感『如果是使用這款應用程式,就連我也能簡單上手。』尤其是可以使用Excel檔案來製作這點,讓我非常心動。本來我應該先冷靜判斷導入kintone究竟能否解決當前的課題,但當時的我只感覺『總而言之先試用看看吧!』」(高田)

2013年起開始正式導入。起初,高田鼓勵員工使用他新建立的應用程式,但由於許多人不習慣使用IT新技術,讓kintone的使用率持續低落。因此,高田決定將應用程式運用在業務以外的面向。

該公司為日本甲組職業足球聯賽(J1聯賽)中「鳥栖砂岩」的贊助商,並且會將比賽門票作為員工福利發放給公司員工。票券申請應用程式正是以kintone製作而成。此外,一年發放兩次的慰勞會補助款也是使用kintone受理申請。藉由持續開發這些「員工福利應用程式」,漸漸增加員工接觸kintone的機會。並且在2014年有了重大進展。

「我們在2014年舉辦展覽會時,便是使用kintone製作訪客名單,並由員工協助將個別接待的客戶登錄進應用程式。將來客狀況以圖表方式呈現在kintone首頁,並且與敝公司的代表人共享資訊。如此,來客人數較少的營業據點便一目瞭然。因為它是即時更新的嘛。董事長就會請該營業據點注意,而演變成不得不使用kintone的狀況,結果讓大家都開始接觸kintone。不過也有被業務部門抱怨就是了(笑)」(高田)

因為高田先生的努力,不僅提升kintone的使用率,也成功以應用程式為基礎推進實際業務。

車輛成本報告的製作時間從半天減至10分鐘以內!

將徵才平台成效可視化,成功地大幅降低成本

成效

使用kintone應用程式管理租賃車輛,便可一目瞭然地知道每台車輛的位置。嚴謹的車輛管理讓成本預估不再失準,每月花費在製作報告的時間也可以從半天減至10分鐘以內。還可以將保險證等文件上傳至記錄中管理,並隨時分享給任何人使用,省去尋找檔案的麻煩。另外,也可以輕鬆將從企業銀行下載的CSV檔案匯入kintone應用程式,僅須交由各部門確認便完成任務,再也無須透過影印和傳真來管理收款資料。如此,不僅財務部門能減少工作量,也能大幅縮減各營業據點負責人確認傳真內容的繁瑣手續。

「導入後能省下顯而易見的成本,而其中成效最佳的就屬招募管理。導入kintone前,甚至連每個月的應徵人數都宛如霧裡看花。導入後,能將應徵者資訊連同招募平台登記於應用程式,應徵後續的面試、錄取結果則交由各業務部門接手輸入資料。累積一定的資料後,即可簡單辨別各家平台的優劣。減少刊登於成效不彰的平台,一年即可省下約200萬日圓的成本。」(高田)

此外,為了招募而進行的高中訪問活動也採用kintone管理。招募負責人將訪問紀錄輸入應用程式,便可將活動紀錄、和高中升學指導處室的互動紀錄做可視化處理。如此一來,即使公司負責人變動,也能夠保證聯絡順暢。應用程式還能將各高中一一條列,和訪問紀錄一起與名冊應用程式同步,藉此確認畢業生的資料,讓招募新人的過程如魚得水。

雖然現在主要是總務部門使用kintone,今後將鼓勵楔形緊結式施工架技師(Bikemen,音同美男子)多加利用kintone。目標透過智慧型手機完成確認作業指示說明書、提出日報等項目,進而有效節省作業時間。

應徵者資訊、錄取結果管理的應用程式畫面

招募平台成效的比較圖表


「目前業務中尚有許多相對傳統的作業方式,所以想要繼續推動kintone化作業。我認為如果使用kintone的話,有可能徹底改變公司內部以郵件往來的傳統方式。」(高田)

今後,高田先生也將靈活地運用kintone,以高效率為目標,全力改善公司內部的業務。