業務管理系統不可或缺的5種功能!

業務管理、客戶關係管理(CRM)可謂當前企業最感興趣的系統之一,很多企業負責人、主管可能都會好奇,

一套好的業務管理系統需具備有哪些功能呢?

這邊依據我們協助企業導入業務管理系統的經驗,歸納出5種功能是最為重要的,以下就帶大家了解是哪5種功能!

一、資料的可連結性

蠻多企業用戶在未導入業務管理系統前,可能都是使用紙本或是excel做業務上的管理,但此種管理方式常形成資訊上的分散,要確認某個客戶的來往紀錄,還得來回確認多張表單才有辦法拼湊出想找的資訊。

 

所以既然要導入業務管理系統,這邊會建議可以確認是否擁有資料連結的功能。

 

例如像kintone這樣,你可以在同一個畫面中,確認客戶的聯絡人資訊,也可以確認業務拜訪的狀況,或是目前此客戶的案件進度等等。

 

二、即時溝通

業務的工作主要雖然是對外,但對內的溝通可從來沒少過,從報價金額的確認、訂單交期、出貨狀況等等可能都需要針對多個部門進行訊息上的交流,以往可能都是透過電話、line等方式做溝通,但由於資料與對話無法在同一個畫面中進行,時常造成一些不必要的誤會發生。

 

所以一個好的業務管理系統,有沒有具備溝通公能就顯得特別重要了。

kintone的對話視窗是跟資料顯示在同一個畫面,這樣既可以避免誤會,也可以將對話紀錄保留下來以便未來查詢使用。

三、簽核管理

每間公司的規則可能有所不同,有些公司可能會要求業務在報價前必須給主管確認過報價金額,簽約前可能請法務確認合約內容,出貨前請同事安排物流業者等等,這些需要跨部門進行任務交派的時候,以往可能是用Email、Line來進行,但是卻常發生訊息被淹沒、忘記處理等情況。

業務管理系統如果能同時將資料與簽核結合起來,不但能減少失誤的發生,也能增加工作處理的效率。

 

kintone提供了workflow的功能,只需輕鬆設定系統即可依照公司的組織架構,進行任務的交派!

 

四、提醒功能

客戶請我下個月再聯繫他、出貨前請取得客戶同意、今天拜訪後下週記得詢問客戶結果,像這些未來的工作項目,如果只是單純用頭腦、筆記本、便利貼紀錄,是不是很容易忘記?

 

所以業務管理系統不可缺少的第四項功能,就是提醒功能!

 

kintone提供了自動提醒使用者的功能,只要設定好提醒條件,kintone就可以在特定的時間點自動發送提醒通知給設定的對象。

 

五、圖表分析

第五項也是最重要的一項,既然是業務管理系統,我們當然希望這套系統能幫助我們,以最有效率的方式來呈現公司的業績狀況,而圖表分析就是最有效率的呈現方式。

 

當然很多客戶都會跟我們提到,現有的業務管理系統雖然有報表分析的功能,但因為項目都固定了,無法自由調整成他們希望呈現的資訊樣貌。

kintone的圖表分析功能,可以讓使用者自行調整希望呈現的圖表種類與項目,企業負責人與主管不須要在手動產出報表,即可在kintone上確認最即時的數據資訊!