在全球累積超過25000家企業使用的kintone，是一套不需專業IT人員也能建構各種業務管理系統的雲端服務，在日本市場上擁有高人氣與相當高的使用者滿意度。kintone適用於各種企業規模、產業，可讓業務管理工作更為順暢，輕鬆解決企業面臨的各種困擾。

綜觀現今企業面臨的資料管理困境，大致上可分成「檔案散落各處，導致無法有效重複利用」、「檔案權限管理不易」，以及過去資料尋找困難。儘管現今企業的數位化程度提升，但也因為檔案往往分散儲存在各用戶端的電腦中，無法共享利用。即便部分公司會部署檔案伺服器，方便同仁之間共享檔案，希望能發揮資料最大價值，但由於權限管理過於簡單，加上無法掌握檔案的編修狀況，影響了員工之間共享檔案的意願。

藉由使用 kintone，可將散亂於各地的Excel、郵件、紙本文件等，整合在單一平台中，降低人為管理的工作負擔，讓數位化效益得以逐步擴大。例如，將公司過往內部的溝通紀錄及附件檔案，與雲端平台上的表單綁定為資料庫，即可透過搜尋方式找到過往的歷史資料，提升整體工作效率，也讓公司內部的溝通更為順暢。同時，kintone可以在行動裝置上使用。員工在外出差、拜訪客戶，透過手機或平板電腦，即可隨時查詢kintone中的所有資料，第一時間回應客戶的需求，強化在市場上的競爭力。

 「過往我們最大的困擾之一，莫過於每次在會議中做成的決議，如產品設計修正等等，只能透過電子郵件、口頭或紙本書面，告知相關單位需進行調整與處理方式。受限於當時欠缺合適的數位化工具，沒有辦法追蹤後續處理進度，導致專案負責人在確認相關事項時面臨許多困難，最終造成專案上的延遲，無形中對公司商譽、競爭力帶來很大影響。」

執行董事黃鼎生解釋：「導入kintone之後，我們開始將每次會議討論的決議內容設計成表單，並發送給相關與會人士，且要求必須閱讀與簽到。如此一來，自然確保每位成員都知道決議內容，以及相關負責的項目，對於提升專案進度有極大幫助。」 

kintone能在全球市場獲得企業用戶好評，關鍵之一在於提供易於操作的使用介面。只要使用滑鼠拖放即可建置表單，並配合使用者習慣隨時修改表單設計，無須花費太多時間學習，就能輕鬆上手。

企業能依照所需數量在kintone上建立專屬表單，無須擔心應用程式的支援性問題。當表單完成之後，專案管理人員可透過通過工作流程功能及日誌管理功能，輕鬆查看工作進度與負責人員。無論是專案人員或一般員工都能很快上手，讓公司營運流程獲得大幅度的改變。

執行董事黃鼎生指出，剛接觸kintone時，是利用空閒時間以自行摸索方式，大約在3-5天左右設計出第一個表單。此服務最大好處，在於可依營運需求自行調整與改變，幾乎沒有任何的限制。而公司同仁在剛接觸kintone的過程中，也幾乎沒有花費太多時間，就能夠熟悉相關操作介面，並依照表單要求填入相關資訊。以工作日報功能為例，部門主管可以藉此快速瀏覽所有同仁填寫的資訊，並給予相關回應或加入註解，有助於即時掌握所有業務同仁的工作狀況。

導入kintone至今，三易電子科技已經在該平台上建立10多個表單。如簽擬單、生產派工單、日報、CRM等。使用範圍涵蓋台灣與中國大陸等地員工，不僅讓溝通更為順暢，過往面臨問題也逐步解決，對於提升公司競爭力帶來極大幫助。

以前述提到的生產派工單為例，現在業務單位可在 kintone的表單中，寫入生產過程中需要注意的細項等註解。而生產單位也能透過現場電腦掌握最新的訊息，若有相關問題也能直接在該表單中提問。溝通過程都有詳細記錄，過往遇到的產品規格不符問題，幾乎沒有再發生，提升工作效率，也降低了生產成本。

執行董事黃鼎生表示，除了溝通更為順暢之外，生產派工單也從過往紙本轉數位化，減少後續資料保存的成本，也可縮短查詢到每筆生產訂單的時間。當日後客戶回報產品的使用問題時，能快速找到產品生產的日期、規格等資訊，進而為客戶提供最完善的後續支援服務。

在三易電子科技規劃中，未來會依照營運需求，持續在kintone上增加使用的表單，讓公司營運更為順暢，全力拓展全球市場的業務。